申請が特定の条件に該当する場合、他のユーザの申請データでも見られるようにしたい場合、共有ルールを使用した共有設定を行うことで可能となります。
（例：あるレコードタイプの申請の場合、特定のロール/公開グループのユーザであれば、承認者でなくても申請内容を見られるようにしたい）
通常、ユーザの申請データ一覧に表示している申請は、以下の通りとなります。
- 自分の申請
- 承認依頼された申請
- 参照権がある申請（回覧依頼、共有追加、下位ロールユーザの申請など）
本記事では、設定の一例として、レコードタイプ単位で上記以外のユーザへも申請データを公開したい場合の設定手順をご案内します。
【設定手順】
- Salesforceの設定 > 共有設定 > 「申請データ共有ルール」> [新規]をクリックします。
- 申請データ共有ルール画面で下記設定を行います。
表示ラベル：共有ルールに表示される名前
ルール名：APIなどで使用される名前（英数字、アンダースコアのみ）
説明：必要に応じて加える説明文
ルールタイプ："条件に基づく"を選択
条件：共有ルールが適用される条件を以下のように選択
・項目：レコードタイプ
・演算子：次の文字列と一致する
・値：公開したいレコードタイプの表示ラベル
共有先：公開したい対象を選択（全ユーザの場合は公開グループ、すべての内部ユーザを指定）
ユーザのアクセスレベル：共有したユーザに対するアクセス権限を選択
- 最後に[保存]をクリックして共有ルールを保存します。
※申請データ2～5をご使用の場合は「申請データ2共有ルール」等をご使用ください。
※本記事では「条件に基づく」条件設定を行っていますが、要件に合わせて「レコード所有者に基づく」条件設定も指定が可能です。
「共有ルール」設定時の注意事項：
組織で設定可能な共有ルールの数には上限がありますのでご注意ください。
- 組織全体で最大300ルールまで（下記「条件に基づく共有ルール」も含む）
- 「条件に基づく共有ルール」は組織全体で50ルールまで
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