文書管理では、ライブラリやフォルダに対してのアクセス権付与によって格納ファイルへの参照を制御していますが、共有リンクではそのアクセス権とは関係なく当該ファイルにアクセスすることができます。
ただし、共有リンクは本来アクセス権を持たないユーザがファイルにアクセスできるという性質上、その特徴や用途を十分にご理解頂いたうえ、本機能を適切にご利用頂きますようお願い致します。
(1) 「共有リンク」の特徴
- 「共有リンクを作成（パスワード付き共有リンクを作成）」から発行した共有リンクはインターネットに公開されるURLであるため、共有リンクのURLを知る人であれば誰でも、インターネット経由で当該ファイルにアクセスすることができます。（パスワード付き共有リンクの場合は、共有リンクのURLにアクセスした時、パスワード入力を求められます。）
- なお、共有リンクを発行したファイルには、ファイル名の右側に、共有リンクが発行されたことを示すアイコンが表示されます。
(2) 「共有リンク」の用途
- 共有リンクはインターネットに公開されるURLであるため、顧客が自由に閲覧可能な宣材資料や、すでに公開されている資料や文書などをインターネット上に公開する用途に適しています。
- 共有リンクは社外への共有を目的とするものであり、社内共有を目的とするものではありません。利用用途を考慮し外部公開が不要であれば、共有リンクは利用せず文書管理のファイルのURLを共有する方法をご検討ください。
ファイルのURLを取得するには、ファイル格納場所のURLをブラウザのアドレス欄から直接コピーするか、リンク作成のクイックアクションをご利用ください。
(3) セキュリティ上の重要な注意
- 共有リンクは、インターネットに公開できるURLを簡単に作成できる機能ですが、公開されることを認識していないと、意図せぬセキュリティ事故につながるおそれがあります。
本機能をご利用の際は、内容が社外に公開可能なものであることをご認識の上、共有リンク（パスワード付き共有リンク）を発行してください。 - 組織で「共有リンク」の発行をしないように設定することもできます。この詳細につきましては、
ユーザガイド：セキュリティに関する注意事項
「「リンクを使用した共有」で作成される公開リンクは、第三者ユーザの閲覧も可能になります」をご参照ください。
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