システム管理者がワークフローの申請状況や承認状況をmitocoでエクスポートし、Salesforceのレポートで表示することができます。
補足情報
- 一般ユーザがエクスポート機能を利用するためには権限セット mitoco (Approvals) Export が付与されている必要があります。
- エクスポートに関する詳細情報につきましては申請情報のエクスポート、添付ファイル情報のエクスポートをご覧ください。
- mitocoアプリケーション設定 > （ワークフロー） > 申請情報のエクスポートを開きます。
- エクスポート対象の承認プロセス名を選択します。（複数の「承認プロセス」は同時選択できません。）
その他の項目の指定は任意です。
・申請日、完了日が空欄の場合は全期間が対象となります。開始/終了どちらかのみ指定も可能です。必要に応じて期間を設定してください。
・申請者が空欄の場合は全ての申請者が対象となります。特定の申請者を対象にする場合は[選択]ボタンをクリックして対象ユーザを選択してください。
・未承認、承認済、却下済、取消済を対象から外す場合はチェックをオフにしてください。
設定できたら[エクスポート]をクリックします。
抽出結果が表示されます。抽出された件数は後でレポートを作成した時の件数の目安になるので、必要に応じてメモ等で保存してください。
申請対象のデータに添付されていたファイルに関する情報をエクスポートする場合は、[添付ファイル情報出力]をクリックします。
添付ファイルに関する情報をエクスポートしない場合は、[閉じる]ボタンで画面を閉じます。
- Salesforceのレポートを開きます。
新規レポート作成ボタンをクリックし、レポートタイプで
その他のレポート > mitoco_WF申請情報エクスポート用を選択します。
下図はLightning画面でレポートタイプを選択している例です。
- レポート作成時には、検索条件タブですべてのmitoco_ExportApprovalInfoが表示されていること、期間は常時が選択されていることをご確認ください。
手順3. でエクスポートした時の件数と一致するはずです。
- アウトラインタブでは、任意の列をレポートにお使いいただけます。代表的な列項目には以下のものがあります。
- 申請日、完了日：各日付を表示します
- 申請ステータス：申請の状況を表示します（Pending（未承認）, Approved（承認済）, Rejected（却下済）, Removed（取消済）, Removed by Admin（プロセス管理者取消済））
- 申請ID、申請者、申請対象データ（件名）、申請時コメント、承認プロセス名：申請の起票に関する情報を表示します
- 実際の承認者、処理日時、承認時コメント：承認者の処理状況に関する情報を表示します
すべての列項目の一覧はこちらのユーザガイドの「エクスポート情報のレポートに必要な項目とその説明」をご参照ください。
ご注意
- このエクスポート機能は承認プロセス単位で都度抽出を実行する必要があります。
- 実行するとその前に抽出された情報は上書きされるため、レポートで複数プロセスの出力結果を溜めることはできません。
複数プロセスのレポートの結果を統合したい場合は、都度レポートをエクスポートしておき、手動によるデータ加工を行ってください。