共有設定 (ワークフロー)
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目次
共有設定
申請者/承認者が申請/承認処理を行うには、申請データオブジェクトへの参照権が必要となります。
インストール直後は、申請データの共有設定は[非公開]で[階層を使用したアクセス許可]がONの状態となっているため、申請データの所有者と、ロール階層の上位にいるユーザのみ参照可能となっています。
管理者は必要に応じて、共有設定（設定 > 管理 > セキュリティのコントロール > 共有設定）にて申請データをアクセス権としてユーザ範囲の設定を行います。（「申請データ」が「Data」と英語表記になっている場合があります。）
適切な共有設定を行っていただくことにより、申請データ一覧では、参照権限のある申請データのみ一覧表示され、詳細を参照することが可能となり、編集権限のある申請データのみ編集が可能となります。
また、申請データの添付ファイルは申請データの共有設定に依存します。以下設定をすることで、承認者（代理承認者）・回覧者に対して申請データの参照・編集権限を自動付与することができます。
- [設定] から、[クイック検索] ボックスに「カスタム設定」と入力し、[カスタム設定] を選択します。
- カスタム設定一覧から [ワークフロー設定] の [Manage] を選択します。
- [新規]を選択します。
[申請データ共有設定可否]と[申請データ共有権限(承認者)]に下表を参考にチェックして保存します。
設定例 設定値 備考 承認者・回覧者に対して、権限の自動付与を行わない。 申請データ共有設定可否 チェックなし [申請データ共有設定可否]がチェックされていない場合、[申請データ共有権限(承認者)]のチェック内容は参照されません。 申請データ共有権限(承認者) チェックなし 承認者・回覧者に対して、一律で参照権限を自動付与する。 申請データ共有設定可否 チェックあり 申請データ共有権限(承認者) チェックなし 承認者には編集権を自動付与し、回覧者には参照権を自動付与する 申請データ共有設定可否 チェックあり 回覧者に編集権を自動付与する設定はできません。 申請データ共有権限(承認者) チェックあり ※この設定を行う以前に承認者・回覧者として回ってきているユーザには権限は自動では付与されません。
※この設定を行った後、実際に権限が付与されるタイミングは承認、回覧が回ってきたタイミングです。
まだ到達していないステップの承認者や回覧者には権限は付与されません。
※申請データの共有設定が「非公開」の場合、編集権と参照権の付与を行います。
※申請データの共有設定が「公開/参照のみ」の場合、編集権のみ付与を行います。
※申請データの共有設定が「公開/参照・編集」の場合、権限の付与は行いません。
※付与される権限は「Read」（参照権）もしくは「Edit」（編集権）となります。
※承認者、回覧者をロールやグループで割り当てている場合、権限が付与されるのはユーザではなくロールやグループに対してとなります。
承認者、回覧者が対象ロールのメンバーから外れてしまうと権限がなく承認や回覧の確認ができなくなる可能性があります。
※承認者が「ロール&上位ロール」で割り当てられている場合に明示的に上位ロールには権限を付与しません。
申請データの[階層を使用したアクセス許可]がONの状態であれば、上位ロールのユーザも参照・編集可能となります。
※差戻や取戻し処理では過去に一度付与していると、新たに権限付与は行いません。
※空ステップとして飛ばされたステップの承認者にも権限は付与されます。
※一括再割り当てを行った場合は、再割り当て先のユーザとその代理承認者に権限を付与します。
この時再割り当て元の承認者ではなくなったユーザの権限削除はしません。
※自動承認機能で承認されたステップの承認者にも権限は付与されます。